はじめに
2023 年 5 月のブログ以降, WIP ボードに触れていない気がする.
その後も WIP ボードは活用 (というか活用方法の実験) は続いているのだが, 現在の状況や, 最近考えて いることをまとめてみる.
現在の WIP ボード
2024-02-11 現在の WIP ボードはこんな感じである. 右半分が今週 (2024-W06) の分, 左半分が来週 (2024-W07) の分である.
大雑把なルール
以前は 50x15 の付箋のみを使用していたが, それに加えて 50x50 と 50x7.5 の付箋を使っている.
予定 → 50x50 の付箋
初めは予定 (時刻の決まっているタスク) も 50x15 の付箋に書いていた. しかしながら, この場合,
- 予定が, 時刻の決まっていないタスクに埋もれてしまい, 見づらい
- 予定の多い日は付箋の枚数が多くなる
というデメリットがあると感じた. そこで予定を別管理するために, 50x50 の付箋を書くようにした. この方法は, 割と早い段階で採用した.
備忘録的なメモ → 50x7.5 の付箋
そんなに時間はかからないけど, やらないといけないこと (出張旅費精算とか, 会議の議事録の確認など) を, 当初は 50x15 の付箋に書いていた. しかし, これも枚数が多くなりがちで, WIP ボードのスペースを圧迫する. 一方, 「スペースを圧迫するから, 付箋に書かずに覚えておこう」というのにも トライしたが, それはそれでちょっと大変だった.
そこで 50x7.5 という細い付箋に書くことで, 枚数が増えても何とかなるようにした.
ここは今でも悩んでいて, 「Microsoft ToDo」を一瞬使ってみたときもあるのだが, 使い勝手が良くなかった. そこで 現時点では 50x7.5 の付箋を使っている.
50x7.5 の付箋はちょっと細すぎる気もしたが, 慣れると気にならなくなった. 今は, 50x15 の付箋に書いているタスクも, 50x7.5 の付箋に統一しても良いのでは? と 感じ始めている.
右側の「完了」領域
右ページの右側には, 2024-W06 に完了したタスクや予定が並んでいる. 前述したように, 50x50 の付箋には 1 日ごとの予定が書いてあり, 50x15 や 50x7.5 の付箋には タスクが書いてある. また「白色 + 右端が赤」の付箋は, その週になって入ってきたタスクである.
2024-W06 は 50x7.5 の付箋を意識して使っていた (タスクを記憶に頼らずに, 小さいタスクもなるべく 50x7.5 の付箋に書き出した) ので, いつもの週よりも 付箋が多めである.
右側下段の「2～3 週の計画」
右ページ下段にある赤色の 50x50 の付箋には, 例えば
- アイデアを練る
- 資料にまとめる
- 関係者と議論する
- 資料を完成させる
のように 2～3 週にわたって行う仕事を, 週ごとのタスクに分解した内容が書かれている. ここの位置付けは絶賛悩み中で, 仮に 2～3 週の仕事であっても 全体進捗は「プロジェクト管理ツール」側で管理すべきか? とも思っている.
左側の「今週の予定とタスク」
左ページは未来の内容で, 大部分は 2024-W07 の予定とタスクが書かれている. 50x15 の付箋が 2 色 (緑と白) あるが, これはたまたま緑の付箋の在庫が切れ, 次が白色の付箋だったというだけで, 特に意味はない.
左側下段の「手つかずのタスク」
左ページ下段は, 根雪のように残った「手つかずのタスク」である. タスク というよりも, 段取りなどを考えて対応する必要がある プロジェクト 的な ものも混ざっている.
「手を付けないとマズイ」という類のものではなく, 「こんなこと思い付いたら, いつかトライしてみよう」的なものばかりで, このように納期が決まっていないために 「手つかず」になっている.
考えていること
最近「クラウド時代のタスク管理の技術 | 東洋経済STORE」を読み, これを参考にいくつか考えていることがある.
タスクのサイズ
プロジェクト管理においては, WBS のワークパッケージの考え方として 8/80 のルール がある. これは, タスクを分解するときの サイズ感として 8h 以上 80h 以下にするというもので, イメージ的に 1 日 ～ 2 週間の大きさにするということである.
ならば, タスクのサイズ感はどうするか? ワークパッケージの最小単位 8h をそのまま持ってくるのは大雑把な感じがして, タスクは 2h くらいに刻む のが ベターかと思っている. 以前, ソフトウェアのアジャイル開発に関する本を読んだとき, バックログに入れるタスクのサイズは 1h ～ 3h とあって 「細かいな」と感じたのだが, 今となっては妥当なサイズと感じる.
ポモドーロ・テクニックと呼ばれる方法は 30min を単位にしている. 集中力の続く時間, 人間がゴールを設定して頑張れる時間を考えると短めに 時間を設定したいところだが, 一方で管理の煩雑さとの兼ね合いもある. ちょうど良いところを今後も探っていきたい.
付箋紙 vs others
上にもちょろっと書いたが, 一瞬だけ「Microsoft ToDo」の活用を考え, あきらめた. 職場では Outlook や Teams など Microsoft 製品を使っているため, タスクを Microsoft ToDo に集約するのは理にかなっているし, 実際に忘れたら困る期限などは Microsoft ToDo に (も) 記録している.
しかしながら今の私には使いづらい (使いこなせない) と感じたので, Microsoft ToDo をメインにするのはあきらめ, WIP ボードを使い続けている.
一方, 会社ではプロジェクト管理ツールも使っていて, プロジェクト管理ツールに細かなタスク管理を一元化することも考えられる. しかし, これも ちょっと作業が煩雑な感じがして, WIP ボードを使い続けている.
ToDo のデジタル化はやりたいし, 世の中には便利なツールもたくさんある. だけど 会社のルールが許してくれない ので, しばらくは WIP ボードかと. タスクの予定時間を管理できないのが難点なのだが.
今後
タスクの予定時間の管理を考えると, その前に作業時間の記録の粒度・精度を上げるべきだろう. 近々, トライしようと思っている.
