会議は時間通りに終わらせるべき?

「会議が予定時間内に終わらない」という問題がある. 「海外の人と会議をすると, なぜか会議が予定時間で終わる」などと聞いたこともある (海外の人との会議経験がほとんどない私には, 真偽は不明だが)

私もある時期は「会議は時間通りに終わるべき」「タスクは計画した時間で終わるべき」と厳格に考えて, 会議が時間通りの終わらなそうなら最後に急いだりした. また, ある時刻から会議室を予約していて, その会議室の前の時間帯の人が延びたりしているとイライラしたりしていた.

もちろん, 会議は時間通りに終わるべきだし, タスクは計画した時間で終わらせるべきだと思う. そのために段取りをきちんとしたり, 作業時間の予測精度を高める努力は必要である. でも会議やタスクをキツキツに入れて, ちょっとでも予定がずれると慌てふためくという状況はイマイチだなと思っていた.

バッファを入れる (その 1)

ならば, 仮に 1 時間の会議を予定していても, 予定としては 1 時間 15 分確保するというように, 1 つの会議やタスクにバッファを入れることを考えた. 偉い人の予定とか会議室の予約のように, 時間が延びると影響が大きい場合は有効である.

ただ, 都度都度バッファを考えるのは, 実はちょっと面倒だったりする. 結果として, バッファの考え方が (悪い意味のほうの) いい加減になり, グダグダになる.

「シゴトの渋滞, 解消します!」(西成活裕, 朝日新聞出版) を読んだ. 西成先生の「渋滞学」のアナロジーで, 仕事の間隔を詰めすぎない, 7 割の力で仕事をする, などのヒントが書かれている.

本書の内容で「時間割を作る」「1 日を 2 時間 × 4 に分ける」ということが書かれている. これを真似しようと思った.

私は今, 8:30～17:00 が定時業務時間, 11:45～12:30 が休憩時間である. そこで 1 日を次のように区切る.

各コマにタスクを入れていくわけだが, 予想よりタスクに時間がかかったらバッファで調整, 逆に時間が余ったらメールを読むなど短時間で終わる仕事を入れる. こうすることで 1 日の 仕事の流れ を作る.

タスクが早めに終わっても休憩までまだ時間があるときは, 集中力を切らさずに違う仕事に取り掛かるなど, 時間の使い方にメリハリが付くように感じる.

100% 自分の都合で仕事をしているわけではないので必ずしも時間割通りにできないかもしれないが, しばらくこれでやってみようと思う.