タスク管理

はじめに

2023 年 5 月のブログ以降, WIP ボードに触れていない気がする.

satomshr.hatenablog.com

その後も WIP ボードは活用 (というか活用方法の実験) は続いているのだが, 現在の状況や, 最近考えて いることをまとめてみる.

現在の WIP ボード

2024-02-11 現在の WIP ボードはこんな感じである. 右半分が今週 (2024-W06) の分, 左半分が来週 (2024-W07) の分である.

付箋を活用した個人用 WIP ボード
WIP ボード (個人用)

大雑把なルール

以前は 50x15 の付箋のみを使用していたが, それに加えて 50x50 と 50x7.5 の付箋を使っている.

予定 → 50x50 の付箋

初めは予定 (時刻の決まっているタスク) も 50x15 の付箋に書いていた. しかしながら, この場合,

  • 予定が, 時刻の決まっていないタスクに埋もれてしまい, 見づらい
  • 予定の多い日は付箋の枚数が多くなる

というデメリットがあると感じた. そこで予定を別管理するために, 50x50 の付箋を書くようにした. この方法は, 割と早い段階で採用した.

備忘録的なメモ → 50x7.5 の付箋

そんなに時間はかからないけど, やらないといけないこと (出張旅費精算とか, 会議の議事録の確認など) を, 当初は 50x15 の付箋に書いていた. しかし, これも枚数が多くなりがちで, WIP ボードのスペースを圧迫する. 一方, 「スペースを圧迫するから, 付箋に書かずに覚えておこう」というのにも トライしたが, それはそれでちょっと大変だった.

そこで 50x7.5 という細い付箋に書くことで, 枚数が増えても何とかなるようにした.

ここは今でも悩んでいて, 「Microsoft ToDo」を一瞬使ってみたときもあるのだが, 使い勝手が良くなかった. そこで 現時点では 50x7.5 の付箋を使っている.

50x7.5 の付箋はちょっと細すぎる気もしたが, 慣れると気にならなくなった. 今は, 50x15 の付箋に書いているタスクも, 50x7.5 の付箋に統一しても良いのでは? と 感じ始めている.

右側の「完了」領域

右ページの右側には, 2024-W06 に完了したタスクや予定が並んでいる. 前述したように, 50x50 の付箋には 1 日ごとの予定が書いてあり, 50x15 や 50x7.5 の付箋には タスクが書いてある. また「白色 + 右端が赤」の付箋は, その週になって入ってきたタスクである.

2024-W06 は 50x7.5 の付箋を意識して使っていた (タスクを記憶に頼らずに, 小さいタスクもなるべく 50x7.5 の付箋に書き出した) ので, いつもの週よりも 付箋が多めである.

右側下段の「2~3 週の計画」

右ページ下段にある赤色の 50x50 の付箋には, 例えば

  1. イデアを練る
  2. 資料にまとめる
  3. 関係者と議論する
  4. 資料を完成させる

のように 2~3 週にわたって行う仕事を, 週ごとのタスクに分解した内容が書かれている. ここの位置付けは絶賛悩み中で, 仮に 2~3 週の仕事であっても 全体進捗は「プロジェクト管理ツール」側で管理すべきか? とも思っている.

左側の「今週の予定とタスク」

左ページは未来の内容で, 大部分は 2024-W07 の予定とタスクが書かれている. 50x15 の付箋が 2 色 (緑と白) あるが, これはたまたま緑の付箋の在庫が切れ, 次が白色の付箋だったというだけで, 特に意味はない.

左側下段の「手つかずのタスク」

左ページ下段は, 根雪のように残った「手つかずのタスク」である. タスク というよりも, 段取りなどを考えて対応する必要がある プロジェクト 的な ものも混ざっている.

「手を付けないとマズイ」という類のものではなく, 「こんなこと思い付いたら, いつかトライしてみよう」的なものばかりで, このように納期が決まっていないために 「手つかず」になっている.

考えていること

最近「クラウド時代のタスク管理の技術 | 東洋経済STORE」を読み, これを参考にいくつか考えていることがある.

タスクのサイズ

プロジェクト管理においては, WBS のワークパッケージの考え方として 8/80 のルール がある. これは, タスクを分解するときの サイズ感として 8h 以上 80h 以下にするというもので, イメージ的に 1 日 ~ 2 週間の大きさにするということである.

ならば, タスクのサイズ感はどうするか? ワークパッケージの最小単位 8h をそのまま持ってくるのは大雑把な感じがして, タスクは 2h くらいに刻む のが ベターかと思っている. 以前, ソフトウェアのアジャイル開発に関する本を読んだとき, バックログに入れるタスクのサイズは 1h ~ 3h とあって 「細かいな」と感じたのだが, 今となっては妥当なサイズと感じる.

ポモドーロ・テクニックと呼ばれる方法は 30min を単位にしている. 集中力の続く時間, 人間がゴールを設定して頑張れる時間を考えると短めに 時間を設定したいところだが, 一方で管理の煩雑さとの兼ね合いもある. ちょうど良いところを今後も探っていきたい.

付箋紙 vs others

上にもちょろっと書いたが, 一瞬だけ「Microsoft ToDo」の活用を考え, あきらめた. 職場では Outlook や Teams など Microsoft 製品を使っているため, タスクを Microsoft ToDo に集約するのは理にかなっているし, 実際に忘れたら困る期限などは Microsoft ToDo に (も) 記録している.

しかしながら今の私には使いづらい (使いこなせない) と感じたので, Microsoft ToDo をメインにするのはあきらめ, WIP ボードを使い続けている.

一方, 会社ではプロジェクト管理ツールも使っていて, プロジェクト管理ツールに細かなタスク管理を一元化することも考えられる. しかし, これも ちょっと作業が煩雑な感じがして, WIP ボードを使い続けている.

ToDo のデジタル化はやりたいし, 世の中には便利なツールもたくさんある. だけど 会社のルールが許してくれない ので, しばらくは WIP ボードかと. タスクの予定時間を管理できないのが難点なのだが.

今後

タスクの予定時間の管理を考えると, その前に作業時間の記録の粒度・精度を上げるべきだろう. 近々, トライしようと思っている.

2024 年の手帳

手帳問題

昨年の私は, ノートと手帳で悩んでいた. satomshr.hatenablog.com

事の発端は「一定期間後にどうせ捨ててしまうなら, 普通のノートじゃなく, ルーズリーフとかでもいいんじゃないか」 「だったらシステム手帳にして, スケジュールとノートを 1 つにまとめればスッキリするかも」だが, 手頃な手帳カバー とリフィルの組み合わせが見つからなかった.

しかし, 文房具屋さんをウロウロしていたら, たまたまいい組み合わせを見つけたので, 2024 年 1 月から新しい 方式に移行した. 以下に, 詳細を紹介していく.

2024 年の手帳

カバー

カバーは, キングジムのリングノート テフレーヌ 9854TTE にした.

リングノート テフレーヌ 9854TTE (キングジム)

20 穴対応だがリングは上下に 4 つずつしかないため, 書いているときに手に当たりにくいのがウリ (テフレーヌって, 手触れーぬ, か). またリングの開閉機構はシンプルなので, 壊れにくそうな印象である.

閉じられる紙の枚数は 30 枚である. これを多いとみるか少ないとみるかは難しい. カレンダーで 15 枚くらいは入れる ことになるので, ノートとして入れられるのは 10 枚くらいになる. 若干少ない気もするが, カバーの薄さを優先させて これを選択した. 予備でリフィルを持つなり, 小まめにリフィルを入れ替えることで対応することにした.

カレンダー

カレンダーは [リフィルノート リフィル フリースケジュール (A5, 20 穴) (MUJI)] にした. この MUJI のリフィルを見つけたから, 従来の手帳・ノートから移行する決心がついた.

リフィルノート リフィル フリースケジュール (A5, 20 穴) (MUJI)

というのも, システム手帳用のカレンダーのリフィルは種類も豊富だが, A5・20 穴のカレンダーのリフィルは少ない. 一時は無地か方眼のリフィルで自作するか? とも思ったが, たまたま MUJI の売り場でこのリフィルを見つけて (しかも月曜始まり), 即決した.

リフィルノート リフィル フリースケジュール (A5, 20 穴) (MUJI)
リフィルノート リフィル フリースケジュール (A5, 20 穴) (MUJI)

リフィル拡大. 縦方向の中間に点を打ち, 午前と午後の目安とする.
リフィル拡大. 縦方向の中間に点を打ち, 午前と午後の目安とする.

数字を記入するのは少し面倒だが, ちょっと格好つけて手書き製図用のちょっと斜めの数字を記入している. 月曜の欄の左に書いたのは週番 (ウィークナンバー) である.

また午前と午後の境目の目安として, 縦方向の中間に点を打った. 初めは横線を引いたのだが, カレンダーの罫が薄い灰色のため,自分で引いた横線が目立ちすぎて しまった. そこで控えめにドットを打つことにした. 案外, いいでしょ?

ノート

ノートは 書きやすいルーズリーフ 方眼罫 <A5> (マルマン) にした. 売り場で見て, コストなどを総合的に判断して決めた.

書きやすいルーズリーフ 方眼罫 <A5> (マルマン)
書きやすいルーズリーフ 方眼罫 <A5> (マルマン)

5mm 方眼のルーズリーフの拡大写真
拡大しても面白くは無いが, 5mm 方眼ということを分かってほしい

右上にはページ番号を朱筆している.

使い心地はどうか?

正月休み明けから 2 週間使ったが, 使い心地はなかなか良い.

  • 以前はスケジュール帳とノートの 2 冊体制だったが, 両者が合体して 1 冊になった. 持ち運びやすくて, 良い.
  • 前は心のどこかで「紙ノートに書いてもいずれ捨てちゃうし」「であればちょっと面倒でも OneNote に書くか」「でも単なるメモやイラストを いちいち OneNote に書くにも面倒なので覚えておくか…」みたいなことを考えていた. でも「ノートを後でスキャンできる」と思うと気兼ねなく 書くことができる.
  • 10 枚程度のノートで 2 週間はもった. 頻繁にノートを抜き差ししなくても良さそうだ.

また新たな使い方や気づきが出たら, 報告します.

2024 年・謹賀新年

はじめに

ご挨拶

あけましておめでとうございます

と言いづらい災害や事故がありました.正月休みにもかかわらず,困っている人のために自分の時間を 使っている方はすごいなぁと思いました.TV は緊急報道体制 or 正月番組体制,ネットの情報は断片的で, 世の中で何が起きているのかを把握するのに時間がかかり,また,適切な粒度で情報を得るにはある程度の 時間や距離感が必要なのだと感じました.

その頃,私は

今年の正月は,私にとってもイマイチでした.

多分,世の中の平均より長めの休みを頂きましたが,大晦日の 2023-12-31 に熱を出した (医者は close してたので病名は不明) ため, 正月の予定はすべてキャンセル.自宅で家族とのんびり過ごしてました.

また同じ 2023-12-31 には自動車のランプの警告灯が点灯,2024-01-03 には NotePC が起動しなくなるというトラブルが発生し, マイナスからの新年スタート.幸い,自動車は 2024-01-04 のディーラの仕事始めの日に直してもらい,また NotePC は翌 5 日に Line で メーカから対処法を教えていただいて復旧.私自身は咳が少し残る以外は復活して,ようやくスタートラインに立てた感じです.

2023 年を振り返る

本をたくさん読みました

私自身について 2023 年に特筆すべきことの筆頭は,本をたくさん読んだことです.ある研修で「ひと月に 2 冊は読め」と 言われ,それを真に受けて実践.基本的には,常に読みかけの本がある状態を維持しました.結果として,2023 年は 33 冊の本を 読みました.

それらがどれだけ血肉になったか? というのはちょっと自信がありませんが,2024 年も続けていこうと思っています.

5 年日記は続いてます

2023-01-01 からスタートさせた「5 年日記」は,無事に 1 年を迎えました.1 年前の日記を読みましたが,特別な感情は 湧いてきませんでした.

でも,続けます.

運動はイマイチ

2022 年末に体調を崩した影響で,2023 年前半はほぼ運動をしませんでした.後半は週イチくらいで軽いジョギングを再スタート しましたが,11 月中旬に風邪をひいてからジョギングはストップし,そのまま年を越しました.

そのため体重はジリジリと増えていきました.夏休みに「体重を減らそう」と決めてからは,年末までに 2~3kg 減らすことが できました.でも正月休みでいくらかリバウンドしています.

出張が増えました

2023 年正月の年賀状を読み返しますと,2022 年はまだまだ不自由だったことを思い出しました.

2023 年は国内ではありますが出張する機会が増え,世の中的にはマスクを外す日常も戻ってきました (私は慎重派なので まだマスクを着けた生活ですが).

2024 年はどうするか?

仕事

昨年も書きましたが「個人のパフォーマンスを伸ばした先の,組織としての価値創出」が仕事を進めるうえで大きな テーマになってます.そのためには職場の心理的安全性を高め,活発に議論できる組織を目指そうとしてます. その土台を作るため,昨年から 1on1 などを含めてコミュニケーションの機会を増やすています.

1on1 と言ってもかしこまったものではなく,今は「ただの雑談でも OK」というスタンスで実施しています.まずは話を する機会を増やし,話をしやすい状況を作ることで,活発な組織にしていくというストーリィを頭では描いてます. それを 2024 年も続けていきます.

人とのつながり

新しい人とのつながりは常に広げていきたいと思ってますが,なかなか難しいところもあります.そこで 2023 年は コロナで切れた古いつながりを温めなおすことを考え,久しぶりの人に何回か会うことができました.

2024 年は,まずは 2023 年に会えなかった人たちと会う機会を作ろうと思います.そしてできるなら,新たな つながりの種をまくことができればと思います.

小さくても新しいことにチャレンジ

これは日頃から心掛けていることですが,小さくても新しいことにチャレンジすることは続けていきます.ちなみに このお休みにトライした新しいことは…

さいごに

体調を考慮して,初詣に行ったのは 2024-01-07.近所は「はたちの集い」か何かで着物を着た若者を 多く見かけました.恒例のおみくじは「大吉」.でも「心に油断があってはならない」と ありましたので,注意します.

ちなみに,この記事の内容から AI が考えたタイトルの 1 つは「新年の不完全燃焼:体調不良と正月の出来事」でした. なるほどな,というようなタイトルでした.

2024 年 (度) の手帳をどうしようか?

はじめに

今, 私の手帳 & ノートは, 次の 2 冊体制である.

  • スケジュール ; いわゆる「月間ブロック」タイプ, A5
  • 仕事のメモなど ; A5 の大学ノート

先日, 身の周りを整理する機会があったのだが, 手書きのノートがたくさん出てきて, でも取っておく場所もないし, 見返した記憶もない. なので, バッサリ捨てた (シュレッダーかけた)

satomshr.hatenablog.com

そのときに思ったのは「一定期間後にどうせ捨ててしまうなら, 普通のノートじゃなく, ルーズリーフとかでもいいんじゃないか」「だったらシステム手帳にして, スケジュールとノートを 1 つにまとめればスッキリするかも」ということ.

で, 街の文房具屋さんを巡りながら, 何がベストかを考えた.

A5 サイズの 6 穴 vs 20 穴問題

ネットで調べてもすぐに分かることだが, A5 サイズでレフィルを入れ替えできる手帳として, いわゆる システム手帳 の「6 穴」タイプと, ルーズリーフ の「20 穴」タイプに 2 分される.

システム手帳 (6 穴) ルーズリーフ (20 穴)
手帳カバーの種類 豊富 貧弱
レフィルの種類 豊富 貧弱
レフィルの値段 高い 安い
想定ターゲット (想像) 社会人 学生

一番下の「想定ターゲット」を考えるとわかりやすいのだが, 6 穴は社会人 (ビジネスパーソン) が ターゲットなので, 手帳カバーはビジネス向きの重厚な (お高い) カバーが豊富. レフィルに ついてもカレンダーの選択肢は豊富だし, 路線図など普通の手帳の末尾に乗っているような情報が 記載されたレフィルもある. ただ, レフィルが高い.

一方, 20 穴は学生の勉強を想定した商品構成なので, カバーの種類はビジネス向けのものは少ない (例えば ジウリス バインダー <A5> | 製品情報 | Maruman マルマン株式会社). レフィルも罫線や方眼はたくさんあるけど, カレンダーなどはほとんどない. でも, 安い.

今日の結論

今日のところの結論は,

  • スケジュール ; 今までのスタイルを継続
  • 仕事のメモなど ; A5 ノートのストックが尽きたら, A5 ルーズリーフに転向

と思っていた.

だが, スケジュールのページは自作すればよい という思い付きもあり, 5mm 方眼の ルーズリーフで月間ブロックを作れるか, 少し考えてみようと思う.

#今日の断面

はじめに

「青森の人はリンゴを輪切りにして食べる. それを スターカット という」と, 何かの TV 番組で見た. 影響を受けやすい私は すぐに真似をして, あることに気づいた. それは, 真ん中が星型であるということだ (だから スター なのか?)

星型, あるいは 5 角形ということに, 少し違和感を感じた. 例えば 6 角形なら蜂の巣のように「円に近く, かつ平面を埋め尽くせる」 という合理性を見出せるのだが, なぜ中途半端な 5 角形なのか? リンゴ以外の果物はどうなっているのか?

子供に夏休みの宿題で調べさせようと思ったけど拒否されたので, 自分で調べた (少し前に旧 Twitter に投稿した画像でお送りします)

果物

リンゴ

まず, とっかかりのリンゴ. 確かにスターである.

別のリンゴ (王林)

バナナ

続いて, 毎日食べているバナナ.

以外にも, バナナにも 5 角形が隠れていた. 皮をむくとき, この稜線に沿ってむくときれいにむけたりするのか? (と思って 何度かトライしたけど, そんなことは無かった)

イチゴ

普通だった. が見つかってしまい, 気まずかった

野菜

気を取り直して, 野菜をトライ

トマト

トマトも 5 角形!! と思ったが, 実はいろいろあった.

にんじん

まぁ, にんじんは丸いよね. そもそも実じゃなくて根だし

長ネギ

茎だし

ピーマン

ピーマンの内部は 3 つ, 4 つに分かれている.

きゅうり

円というか多角形というか. 周囲の点々が何なのか, 気になった.

ここまで調べてみて, 野菜は果物に比べて形が自由だと思った. あるいは野菜を縛る何かを見つけられていないだけなのか?

さいごに

果物の中にもぶどうやキウイのように明らかに 5 角形とは縁遠いものもすぐに思い付くので, リンゴとバナナだけで 果物の不自由さを語るのは手抜きなのだが, 「5 角形になる果物とならない果物の違い」を調べるところまでたどり着いたら 面白い自由研究になったかもしれない.

また #今日の断面 で調べると, いろんな断面好きな方の Tweet (Post) も見つかって, それはそれで楽しかった.

さいごのさいご

これは「トルー杯のご案内 - 起床と就寝の繰り返し」を見て書いたものである. 新型コロナの初期の頃に 外出や移動が制限されたとき, 平日も週末もほぼ独りで過ごしていたのだが, その頃の楽しみの 1 つが週末に読むトルーさんの 漫画でした.

#ん~しあわせ

諸事情で, 予定のない週末となった. さて, 何しよう. 「兵庫県立美術館 || パフューム コスチューム ミュージアム」も 気になっていたのだが, 兵庫はちょっと遠い (偏見?). で, 気になっていたもう一方の「祝!中川いさみ先生 展示会 巡回展 ほぼ日 TOBICHI@京都10月20日〜11月1日まで 週末の在廊あり!|ISAMI NAKAGAWA office」に 行ってきた.

京阪電車祇園四条で下車. 人波をかき分けて, 趣のある寿ビルデイング 5F へ. 決して広くはないスペースだが, しあわせうさぎの イラストがたくさん飾られていた. しあわせうさぎは眉毛が「逆への字」で, 眉間にしわを寄せているようにも見える. それでいて, 彼 (?) なりのしあわせを探し, その瞬間瞬間にしあわせを感じている.

幸せとは「100% の幸せ」だけじゃなく, 一部の幸せ, 少しの幸せ, 一瞬の幸せもあるのかもと, 幸せに思いを馳せる機会となった.

寿ビルデイングの玄関
寿ビルデイング

しあわせうさぎ巡回展の立て看板
しあわせうさぎ巡回展の立て看板

その後, ハンズに行って文房具やら何やらいろいろと見物. サイゼリアでお腹一杯の昼食 (ワインは控えたよ). 往復の電車の中で読書. と #ん~しあわせ な 休日でした.

ノート考

はじめに

仕事で使っていたノート (紙) を, 一気にがさっと捨てた.

オフィスの改装工事が予定され, 従来の机やキャビネットが並んだオフィスから, 今どきのフリーアドレスで フリースペースの多いオフィスになる予定だ. そうなると個人のスペースが減ってしまうので, これを機に 個人の持ち物を整理した.

その際, ノートや手帳がたくさん出てきた. 私は, 多分, 平均の社会人よりノート (紙) を多用しているほう だと思う. もちろん最近は OneNote などに直接メモを取ることも多い. だが, 手軽に, 素早くメモを取る, またプレゼンで自分の PC を使っているときにメモを取る, そんなときにはノートを使う.

また手帳 (スケジュール帳) についても, Outlook をメインにしつつも手帳 (紙) を併用している.

そんなこんなで何冊ものノートや手帳が机の引き出しやキャビネットから出てきたのだが, 置き場所が 無いし, またノートや手帳を見返してない → 今後も見ることはないだろうということで, 一気にがさっと 捨てた.

ノートの役割は何だろう

書いたとしても見返されることも少なく, また未練もなく捨てられてしまうノートの役割に思いを馳せた. 手軽に, 素早くメモを取る, という使い方を考えると, ノートの役割は一時記憶領域である. 長期的に 保存しないといけない情報は, きちんと文書化, データ化して, しかるべき方法で保存されている (はず).

なので, ノートの役割は一時記憶領域と割り切っても良いのではないだろうか?

ノートの体裁を考える

今回, 捨てるのに苦労したのはリングノートである. 一時期, リングノートを好んで使っていた時期があったのだが, 捨てる際に紙と金属 (リング) を分けるのに手間がかかった. 一時記憶領域と割り切るなら, 紙質などにこだわる必要性は あまりなく, 手軽に入手できるノートにガンガン書いて, 書ききったら捨てるというスタイルが良いのかもしれない.

もう 1 つ, 手帳 (スケジュール帳) は「年 (or 年度) の切り替え」という面倒なイベントがある. この時期は 2 冊を 持ち歩く必要があり, 手間である. これは製本された手帳を持っているのが原因であり, システム手帳のように 紙を入れ替えられるタイプにすれば問題が解決する.

また, 私は今, ノート (仕事の記録) と手帳 (スケジュール帳) の 2 冊を持ち歩いているのだが, システム手帳化すれば これらを 1 冊に束ねることができ, 便利である.

おわりに

というわけで, ここ数日, システム手帳 (or ルーズリーフ) が気になっている. 手帳 (スケジュール帳) が 2024 年度に 切り替わるタイミング (or その手前) で切り替えてしまうかもしれない.

おまけ

トルー杯のご案内 - 起床と就寝の繰り返し が気になっている.